Обычно в конце каждого календарного года составляется график трудовых отпусков на следующий год. Документ отражает сведения о периодах ежегодных трудовых отпусков всех сотрудников организации. Составлять его обязаны все наниматели, как правило, в срок до 5 января.
На что необходимо обратить внимание при оформлении графика.
Трудовым кодексом Республики Беларусь установлено, что очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем, а также согласованным с профсоюзом. При составлении графика трудовых отпусков наниматель учитывает мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников. В небольших организациях можно составить график сразу для всего коллектива. Если же в организации сложная структура, целесообразно оформлять график в каждом структурном подразделении. Как правило, пожелания сотрудников выясняют непосредственные руководители. Например, отдел кадров может раздать руководителям структурных подразделений распечатанные бланки графика, установив срок для их заполнения.
График составляется на календарный год. По общему правилу он должен быть утвержден не позднее 5 января. Иной срок может быть установлен в коллективном договоре (соглашении) либо согласован с профсоюзом.
График отпусков относится к числу локальных правовых актов (ЛПА), определяющих очередность предоставления отпусков для коллектива работников. Он содержит сведения о времени предоставления отпусков для всех работников организации; при его составлении, как правило, учитывается, чтобы отпуск распределялся равномерно.
График трудовых отпусков необходимо составить, согласовать с профсоюзом (если такое согласование предусмотрено коллективным договором) и в установленном порядке утвердить.
Способы составления графика отпусков могут варьироваться в зависимости от структуры организации и численности ее работников. Если организация небольшая, то график отпусков может составляться сразу для всего коллектива работников.
Для своевременной подготовки графика отпусков нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ). Обычно в нем определяются:
- сроки подготовки графика и ответственные за это лица. Как правило, составлением графика в организации занимается кадровая служба или лицо, которое выполняет такие функции;
- порядок согласования (при необходимости) и утверждения графика;
- лица, ответственные за ознакомление с графиком, и др.
В графике наниматель указывает:
- либо месяц начала отпуска. В данном случае конкретная дата согласуется позже. Обычно для этого работник пишет заявление о предоставлении отпуска, а наниматель проставляет на нем резолюцию. Данное заявление и график впоследствии станут основанием для издания приказа (распоряжения, решения) о предоставлении отпуска или оформления записки об отпуске;
- либо точную дату начала отпуска. В таком случае основанием приказа об отпуске будет график (заявление от работника получать не обязательно).
Если наниматель предоставляет работнику отпуск согласно графику, а работник отказывается его использовать, то наниматель вправе отказать работнику в переносе отпуска и выплате денежной компенсации за неиспользованный отпуск. Наниматель будет обязан ее выплатить только при увольнении работника.
Отметим, что при планировании очередности трудовых отпусков наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которым в соответствии с ч. 4 ст. 168 ТК трудовые отпуска предоставляются в летнее или другое удобное для них время. Для подтверждения своего права на выбор времени отпуска работник, как правило, представляет соответствующие документы.
Законодательством не установлены обязательные требования к содержанию графиков трудовых отпусков. В том числе законодательство не содержит требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска. Лишь дана норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем. В графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.
Если в графике отпусков определена конкретная дата начала трудового отпуска, то никаких дополнительных согласований между нанимателем и работником не требуется. В этом случае наниматель уведомляет работника о времени начала отпуска не позднее, чем за 15 календарных дней.
Трудовой отпуск может делиться на части, в данном случае в графике целесообразно указывать две части трудового отпуска. Такое деление допускается по соглашению между работником и нанимателем. В коллективном договоре (соглашении) может быть предусмотрено деление отпуска на три и более части. При этом минимальная продолжительность одной части отпуска должна быть не менее 14 дней.
Если у работника имеются не использованные отпуска за прошлые периоды, он может присоединить их к планируемому на следующий год отпуску или использовать отдельно.
Составив проект графика трудовых отпусков, наниматель (уполномоченное лицо) должен оформить его надлежащим образом.
Составленный график трудовых отпусков необходимо согласовать с профсоюзом, в случае если это предусмотрено в коллективном договоре.
Согласование с профсоюзом означает доведение графика трудовых отпусков до сведения профсоюза и получения тем самым письменного согласия на применение графика отпусков.
После составления и согласования график трудовых отпусков представляются на утверждение руководителю организации.
Наниматель после утверждения графика трудовых отпусков должен довести его до сведения всех работников. На практике обычно используют ознакомление с графиком отпусков каждого работника под подпись. Это можно сделать одним из следующих способов:
- в отдельной графе в самом графике (если она в нем предусмотрена);
- в листе ознакомления к графику.
В график отпусков включаются абсолютно все работники, работающие в организации по трудовому договору (контракту), в том числе сотрудники, занятые на условиях совместительства.
Также наниматель обязан учитывать требования работника о предоставлении трудового отпуска за первый рабочий год до истечения шестимесячного срока работы согласно ч. 2 ст. 166 ТК.
Вместе с тем, на практике сложно четко следовать графику. Поэтому законодательством предусмотрено, что при наличии договоренности между работником и нанимателем отпуск можно перенести. При этом вносить изменения или дополнения в график не требуется.
Инициатором изменения срока предоставления отпуска может быть:
1) наниматель. Он имеет право досрочно предоставить отпуск всем или отдельным категориям работников (без получения согласия работников) в случае неожиданной приостановки работ в связи с:
- аварией;
- стихийным бедствием;
- необеспеченностью энергоресурсами, сырьем;
- другими исключительными и заранее не предвиденными обстоятельствами.
Во всех остальных случаях наниматель обязан предоставить работнику отпуск согласно графику или согласовать с работником его перенос.
2) работник. Если отпуск переносится на более поздний срок, чем запланирован в графике, работнику нужно обратиться к нанимателю с заявлением о переносе отпуска. Это необходимо, чтобы наниматель мог подтвердить согласование переноса отпуска. Если в заявлении будут указаны точные даты начала отпуска, считаем, что писать заявление о предоставлении отпуска работнику впоследствии не требуется.
В случае если работник желает перенести отпуск на более ранний срок, чем он запланирован в графике, достаточно заявления о предоставлении отпуска. При этом такой перенос целесообразно согласовать не позднее, чем за 15 дней до желаемой даты начала отпуска. Тогда наниматель сможет в тот же срок издать приказ об отпуске и соблюсти срок уведомления о дате начала отпуска (ст. 169 ТК). Отметим, что такой приказ будет являться уведомлением работника о дате начала отпуска, т.е. дополнительно уведомлять его не нужно.
Жлобинский межрайонный отдел Гомельского областного управления Департамента государственной инспекции труда предупреждает, что за несоблюдение должностным лицом нанимателя установленного порядка предоставления отпусков Кодексом Республики Беларусь об административных правонарушениях, вступившим в действие с 1 марта 2021, установлена административная ответственность в виде штрафа в размере от двух до двадцати базовых величин.
Главный государственный инспектор Жлобинского межрайонного отдела Гомельского областного управления Департамента государственной инспекции труда Л.С. Алексеенко